Auftragsbearbeitung ERP

Die Einsatzmöglichkeiten sind nahezu unbegrenzt. Wir bieten für jedes Marktsegment, und mag es noch so exotisch sein, eine firmenspezifisch angepasste Lösung.

• Im Bereich Handel entfaltet der BusinessMaker aufgrund seiner übersichtlichen Dokumentstruktur seine Fähigkeiten von der Bestellannahme bis zur Distribution.
• In einem Produktionsbetrieb stehen alle Daten für Planung, Produktion, Qualitätssicherung und Kalkulation jederzeit und unmittelbar bereit.
• Für den Vertrieb koordiniert der Business Maker alle Details von der Informationsverwaltung über die Prozessabwicklung bis zur Provisionsabrechnung.
• Für den Kaufmann stehen alle Transaktionen jederzeit detailliert und nachvollziehbar bereit.

• Weitestgehend automatisierte Auftragsbearbeitung für ein Produktions- und/oder Handelsunternehmen.
• Automatische Übernahme der Daten in Lagerbuchhaltung, Beschaffung, Kassensystem, Kalkulation,
  Finanzbuchhaltung oder von und zu einem PPS.
• Keine Daten werden mehrfach erfasst.
• Flexibler und komfortabler Einsatz.
• Alle Prozesse, Arbeitsabläufe, Eingabemasken und Dokumente lassen sich gänzlich an den jeweiligen Betrieb anpassen, um einen optimalen Einsatz zu gewährleisten.
• An jedem Arbeitsplatz steht genau die richtige Information zur Verfügung, nicht zuviel und nicht zu
  wenig. Jeder Arbeitsschritt erfolgt auf dem kürzesten Weg.

Auftragsbearbeitung - Stammdaten
Die Auftragsbearbeitung basiert hauptsächlich auf drei Datenbanken: Adressen, Artikel (oder Leistungen) und Dokumente.

Die Adresskartei verfügt über alle geschäftsüblichen Informationen, so z.B. auch beliebig viele Einträge für Telefon, Fax, Natel, e-mail. Freitext erlaubt, beliebige Kommentare zu hinterlegen. Die History (eine Art Lebenslauf) registriert alle wesentlichen Vorgänge. Darin enthalten kann z.B. eine Reklamationskartei sein oder die Information, ob die Adresse im Weihnachtsversand vor drei Jahren enthalten war. Zu jeder Adresse sind beliebig viele Abkürzungen gespeichert, die sich mit frei definierbaren Filtern zu Profilen zusammen stellen lassen. Diese Profile bleiben gespeichert und können jederzeit wiederverwendet oder ergänzt werden. Damit werden Rundschreiben oder Listen nach den gewünschten Vorgaben erzeugt. Die Profile lassen sich in allen Bereichen einsetzen, in denen auf Adressen zugegriffen wird, so z.B. auch bei Statistiken. Standardmässige Suchkriterien sind neben den Abkürzungen auch Name, Postleitzahlen und Ortsnamen, sowie ob Ereignisse (Anfragen, Offerten, Aufträge, Reklamationen, usw.) nach beliebigen Kriterien innert einer wählbaren Zeit stattgefunden haben. Konditionen, Liefer- und Fakturaadressen gehören ebenfalls zu jeder Adresse.

Die Artikelkartei enthält standardmässig die wichtigsten Angaben wie Bezeichnung, Einheit, mehrere Preise, Kontierung, Steuerbelastung, Lieferant, Lagerort, usw. Zudem lässt sich auch hier ein Freitext zur genaueren Beschreibung definieren. Artikel verfügen ebenfalls über eine History und das gleiche System Abkürzungen wie die Adresskartei. Die Artikel sind eindeutig über eine Artikelnummer bezeichnet (alphanumerisch bis 20 Zeichen lang). Sortierkriterien sind zudem Name, Lieferant und Lagerort.

Die Dokumente gehören immer zu einer bestimmten Adresse. Sie sind vier- bis fünfstufig aufgebaut:

• in einer Dokumentensammlung lassen sich verschiedene Dokumentgruppen zusammenfassen, z.B. für in sich geschlossene Aufträge, Projekte, o.ä.
• Pro Auftrag sind beliebig viele Dokumente möglich: die verschiedenen Varianten einer Offerte, die Auftragsbestätigung, Teilrechnungen, Schlussrechnung, Nachofferten und weitere Dokumente stehen jederzeit chronologisch geordnet zur Einsicht und Weiterverwendung bereit
• Jedes Dokument kann übersichtlich durch Titel in Abschnitte gegliedert werden
• Als tiefste Ebene steht die einzelne Position, das Detail. Jede Position wiederum kann auf einen gespeicherten Artikel verweisen, ist frei veränderbar oder definierbar, mit beliebigem Text versehen und kann in jedem Detail angepasst werden.
• Auf Wunsch besteht in einer zusätzlichen Ebene zu jeder Position noch die Möglichkeit, Rapport über Teillieferungen und deren Zeitpunkt zu führen, die wiederum in Rapportblättern pro Auftrag, Adresse oder Datum wiedergegeben werden können.

Diese tiefe Hierarchie lässt sich auch vereinfacht darstellen und bearbeiten. Hierbei fällt Dokumentsammlung und Titel weg. Zwischen der einfachen und strukturierten Darstellung kann beliebig gewechselt werden.

Auftragsbearbeitung - Aufträge
Jeder Auftrag wird in einem oder mehreren Dokumenten abgelegt. Zur Erfassung eines Auftrags kann auf ein Grundmuster zurückgegriffen werden, von denen beliebig viele zur Verfügung stehen. Grundmuster lassen sich jederzeit anpassen. Zudem steht jedes beliebige schon erstellte Dokument als Grundmuster zur Verfügung.

Ein Beispiel:

• Für eine neue Offerte kann auf ein vorbereitetes Grundmuster zurück gegriffen werden. Der grösste Teil der Offerte steht damit bereit. Es müssen nur noch Details (z.B. Mengen oder Konditionen) ergänzt werden.
• Die Offerte wurde vom potentiellen Kunden begutachtet. Nun möchte er noch eine zweite Variante. Für das nächste Dokument benützt man die erste Offerte als Grundmuster und bringt im neuen die gewünschten Änderungen an.
• Schliesslich bestellt der Kunde einen Teil aus der ersten und den Rest aus der zweiten Offerte. Für die Auftragsbestätigung holt man sich die ersten Abschnitte aus der ersten Offerte und fügt den Rest aus der zweiten Offerte hinzu, löscht allfällige Doppelnennungen und fügt hinzu, was eventuell noch fehlt. Nun hat man in diesem Auftrag schon drei Dokumente gespeichert, die chronologisch korrekt die einzelnen Schritte dokumentieren:zwei Offertvarianten und die Auftragsbestätigung.
• Vielleicht kann man als nächstes nur ein Teil des gesamten Auftrags liefern. Also holt man sich aus der Auftragsbestätigung den gewünschten Abschnitt und erzeugt daraus den Lieferschein.
• Indem man den Lieferschein als Grundmuster verwendet, ist auch die Rechnung mit wenigen Tastendrücken geschrieben. Und so weiter, und so fort.
  
  

Jederzeit im Nachhinein lassen sich die einzelnen Schritte nachvollziehen. Jedes Dokument lässt sich einzeln wieder im Originalzustand ausgeben. Jede Verfeinerung wird mitgenommen. Keine Daten werden mehrfach erfasst. Solche Schritte lassen sich auch automatisieren, wenn sie sich wiederholen.

Auftragsbearbeitung - Auswertungen

Alle einmal eingebenen Daten stehen jederzeit in allen Verbindungen und Zusammenzügen zur Auswertung bereit, so z.B. detaillierte Umsätze der einzelnen Kunden pro Warengruppe oder zum Artikel über beliebige Zeiträume; Umsätze und Anzahl der einzelnen Artikel nach einzelnen Kunden, usw. usf..
Unter anderem erfahren Sie hier, welche Kunden welche Produkte beziehen. Vergleichsstatistiken sind möglich in Bezug auf Kunde - Kunde, Artikel - Artikel, Artikelgruppe - Artikelgruppe, Zeitraum - Zeitraum, und alles kombiniert. Alle Daten können MWSt.-bereinigt, brutto und netto dargestellt werden.
Standardmässig sind ebenfalls etliche Adress- und Artikellisten enthalten.
Die Daten lassen sich auch exportieren, z.B. in Excel oder in beliebige andere Applikationen. So sind auch betriebsspezifisch definierte Listen möglich.

• Unbeschränkt viele Artikel mit maximal 20-stelliger alphanumerischer Nummer
• Unbeschränkt viele Adressen mit und ohne Kundennummern
• Umfangreiche, übersichtliche Dokumentenverwaltung
• Extrem schnelle Bedienung
•  Integrierter Dokumentengenerator
• Verschiedene Arten der Bestellerfassung für eine optimale Geschwindigkeit
• Auswertungen nach Kunden, Artikel, Gruppen, Konten, Umsatz, Mengen, Zeitraum, Untergruppen, Zuständigkeiten, Postleitzahlen, Sprachen, Margen und kombiniert.
• Auswertungen grafisch und numerisch
• Exportfunktionen in Excel
• Integrierte Mail- und Archivfunktionen, voll automatisierbar
• Mehrsprachig, Mandantenfähig, vor-bereitet für mehrere Währungen
• Betriebsbereit für alle Windows-Versionen und Netzwerk- und Cloudvarianten
• Anbindung an eigene und fremde Applikationen
• Bis in jedes Detail betriebsspezifisch programmierbar