Die Einsatzmöglichkeiten sind nahezu unbegrenzt. Wir bieten für jedes Marktsegment, und mag es noch so exotisch sein, eine firmenspezifisch angepasste Lösung.

• In Betrieben mit hektischer Beschaffung sorgt BuyMaker für Struktur und Geschwindigkeit. Teure Nachbeschaffungen werden seltener, Engpässe sind schon früh sichtbar.
• BuyMaker sorgt für grösstmögliche Automatisation in allen Bereichen der Beschaffung. Der Beschaffer konzentriert sich auf das Wesentliche.
• BuyMaker kann auch perfekt mit verderblichen Produkten umgehen. Eine Kontrolle bis auf Chargenebene ist gewährleistet und mit der Warenwirtschaft direkt verbunden.
• BuyMaker wird an die betriebsspezifischen Abläufe und Eigenheiten angepasst. Beschaffung ist oft eine Kernfunktion des Unternehmens.

• Weitestgehend automatisierte Bestellunterstützung für ein beliebig strukturiertes Unternehmen.
• Teilautomatisierte Bedarfsermittlung.
• Optimierte Preisfindung über beliebig viele Lieferanten hinweg.
• Automatische Generierung von Bestellungen.
• Strikte Lieferantenkontrolle.
• Integrierte Eingangs- und Fakturakontrolle.
• Vollständige Übernahme und Weitergabe der Daten von und an die angegliederten Teilsysteme.
• Beliebig an die Abläufe im Unternehmen anpassbar.
• Keine Daten werden mehrfach erfasst.
• Flexibler und komfortabler Einsatz.
• Die Daten müssen für ein MIS bereitstehen.

Verwaltung

Die Bestellverwaltung basiert auf Artikeln (in verschiedenen Gebinden und Untergebinden), Lieferanten (auch mehrere pro Artikel), Konditionen (betriebsweit, Warengruppenspezifisch, Artikelspezifisch), Empfängern (z.B. Filialbetriebe, Profit-Center, Unterwerke, etc. mit Zuordnung der Artikel, Lagerort und Gestell). Pro Artikel, Lieferant und Empfänger sind detailliert alle Vorgänge gespeichert (Historie). Pro Empfänger lässt sich eine Bestellhilfe (Ordersatz) drucken, die seine Artikel und die entsprechenden Bewegungsdaten in komprimierter Form enthält (z.B. die letzten Inventare, der letzte Monatsbezug oder -verbrauch, die durchschnittliche Monatsmenge; Voraussetzung ist hier die installierte und gepflegte Inventur, für welche die gleiche Liste genutzt werden kann: neues Inventar und Bestellung auf gleichem Formular). Auf diesem Formular finden sich auch zuverlässig die aktuellen Preise.
Die Bestellung erfolgt durch Eingeben der gewünschten Zahl; eine Bestellung darf auch gesplittet und terminiert werden. Dies wird in der Bestellung an den Lieferanten korrekt angezeigt.
Die neu bestellten Artikel werden im Bestellwesen erfasst (z.B. auch dezentral im Betrieb) und zur Gesamtbestellung in der Zentrale zusammengeführt. Hier stehen sofort die bestellten Mengen zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung (Offertanfragen, Voranmeldung grösserer Mengen, usw.)
Nach erfolgter Feinabstimmung der Gesamtbestellung druckt das Bestellwesen die Bestellungen für jeden Lieferanten aus: eine Bestellung pro Empfänger (dieser selbst erhält davon ebenfalls eine Kopie), sowie ein Gesamtzusammenzug. Auf allen Bestellungen, resp. mindestens auf den Kopien für die Empfänger werden die Nettopreise und Konditionen aufgeführt, die sodann ebenfalls zur Fakturakontrolle beim Empfänger dienen.
Wenn die Faktura in der Zentrale eingeht, muss vorderhand nur der Fakturabetrag mit dem erwarte ten Total verglichen werden; stimmen beide weitgehend überein, kann die Faktura als vollständig und detailliert überprüft abgelegt werden, d.h. sowohl Mengen, Artikel, Preise, Konditionen, Steuer belastung und Spesen stimmen mit den Vereinbarungen überein. Bei Abweichungen lässt sich die ursprüngliche Bestellung anzeigen, um die einzelnen Positionen abzugleichen. Abweichungen jeder Art fallen dadurch sofort auf. Die Fakturakontrolle ist somit detailliert gewährleistet, Preise, Konditionen und Gebinde sind sicher auf dem aktuellsten Stand. Die Fakturakontrolle erlaubt, mit wesentlich geringerem Aufwand nicht nur stichprobenweise vorzugehen, sondern jedes Detail genau kontrolliert zu haben.

Auswertungen

Alle einmal eingegebenen Daten stehen jederzeit in allen Verbindungen und Zusammenzügen zur Auswertung bereit, so z.B. detaillierte Umsätze der einzelnen Betriebe pro Warengruppe oder zum Artikel über beliebige Zeiträume; Umsätze und Anzahl der einzelnen Artikel nach einzelnen Liefe ranten; Lieferantenumsätze, soweit sie über das System abgewickelt wurden; Bestellhäufigkeit von Betrieben und bei Lieferanten, usw. usf. Die Daten können auch exportiert werden, z.B. in Excel. Dieser Punkt muss zur genauen Offertstellung noch detailliert definiert werden. Unter anderem erfahren Sie hier, welche Betriebe Produkte von welchen Lieferanten beziehen. Vergleichsstatistiken sind möglich in Bezug auf Lieferant - Lieferant, Artikel - Artikel, Betrieb - Betrieb, Gruppe - Gruppe, Zeitraum - Zeitraum (mit Berücksichtigung z.B. von Saisonspezialitäten, abhängig von den Betriebsgruppen), und alles kombiniert. Alle Daten können MWSt.-bereinigt und netto-netto dargestellt werden (inkl./exkl. erwartete Rückvergütungen).

Offertanfragen

Um einen Artikel zu evaluieren, bietet das System ebenfalls Unterstützung. Einerseits lassen sich die letzten erzielten Einkaufspreise einsehen und ordnen. Andererseits können Offertanfragen automatisch durchgeführt werden. Hierzu bezeichnet man die gewünschten Artikel, versieht sie mit den gewünschten Mengen (z.B. auch Alternativmengen) und einer Deadline und sendet das Ganze als Rundmail an eine bestimmte Gruppe von Empfängern. Diese erhalten auf diese Weise ein übersichtliches Formular, in dessen leere Felder nur noch die gewünschten Preise eingetragen und alles zurückgemailt werden muss. Alle bedeutenderen Offertanfragen werden mit den wichtigsten Details erfasst. Hierzu erscheint das zuvor gemailte Blatt und erlaubt die Eingabe der eingegangenen Offertzahlen. Diese bleiben als Richtwerte gespeichert, sofern nicht sowieso von einem Gebrauch gemacht wird. So kann jederzeit auf die Offertanfrage zurückgegriffen werden. Die Eingabe erlaubt ebenfalls, dass das System bei der Auswahl behilflich ist, indem es die Offerten entsprechend sortiert anzeigt und allfällige Gesamtrabatte, globale Konditionen oder Rückvergütungen automatisch einrechnet. Die Zahlen dienen ebenfalls als Kalkulationsgrundlage, sollten von diesem Artikel seit längerer Zeit keine effektiven Werte vorliegen.

Aktionsverwaltung

Zu jedem Artikel und Lieferant lassen sich beliebig viele Aktionen speichern. Stehen diese früh genug fest, werden sie automatisch auf den Bestellblättern des Ordersatzes speziell hervorgehoben dargestellt. Dadurch ist es allen Benützern des Ordersatzes bequem möglich, solche Aktionen hin reichend zu berücksichtigen. Aufgrund der Bestellungen während der Aktionszeit und der Inventarkontrolle liegen jederzeit für alle Artikel und Abnehmer detaillierte Auswertungen vor, wie und von wem die Aktionen genutzt wurden.

Prognosen

Aufgrund von Daten über einen längeren Zeitraum ist es mit dem System möglich, Prognosen zu errechnen. Als Grundlage dienen die Bestellungen und Inventuren der einzelnen Betriebe, sowie einige Richtzahlen (Vorjahres-, Semestervergleiche, Saisongewichtungen, usw.). Dadurch lassen sich Tendenzen gut erkennen. Die Angaben dienen jedoch auch für allfällig nötige Dispositionen in Zeiten schlechter Verfügbarkeit von Produkten.

Kalkulation/Statistiken

Alle im Bestellwesen ermittelten Preise dienen gleichzeitig auch als Basis für die Artikelkalkula tion. Da sie jederzeit auf dem neusten Stand sind, lassen sich nicht nur alle Artikel regelmässig nachkalkulieren, resp. neue Artikel auf Rentabilität prüfen, es lassen sich sogar im Zusammenhang mit allenfalls in den Betrieben geführten Umsatzzahlen konkreter die Auswirkungen der Preisdifferenzen ermitteln.
Die Verknüpfung mit geeignet ausgerüsteten Kassensystemen ist vorbereitet, welche so automatisch die Verkaufsseite und damit die wirkliche Rentabilität anzeigen können. Einkaufsseitig lassen sich anhand von ABC-Statistiken rasch und einfach  ie wichtigsten Umsatz träger in Bezug auf Artikel, Warengruppen, Lieferanten und Betriebe ermitteln, so dass auf einen Blick ersichtlich wird, wo Preisänderungen die grösste Wirkung erzielen.
Über die Kalkulation können Sie ebenfalls pro Artikel oder Warengruppe eine Margen vorgabe eingeben, die den Abnehmern eine Vorstellung für die Gestaltung der Verkaufspreise gibt. Jederzeit lässt sich eine Liste all jener Artikel drucken, welche die Margenvorgabe nicht erfüllen; als Sortierkriterium können Sie dort folgende Varianten wählen: Abweichung in Prozentpunkten, Abweichung absolut in Franken. Diese Liste können Sie pro Betrieb oder gesamthaft betrachten, resp. Artikel auflisten lassen, die irgendwo, mehrheitlich oder immer die Vorgabe verletzen.

Inventurunterstützung

Jedem Betrieb werden die dort verwendeten Artikel aus dem Artikelstamm zugeordnet. Dies geschieht automatisch durch das System, welches weiss, welche Artikel vom Betrieb bestellt wurden. Der Automatismus geht soweit, dass Artikel automatisch auch wieder aus der Inventurliste herausgenommen werden, wenn dieser Artikel beim letzten Inventar nicht mehr an Lager war und nicht mehr nachbestellt wurde. Andererseits erfolgt die Eingabe von Hand auf verschiedene Weise: ein Artikel ist bei jedem Betrieb im Einsatz (alle, resp. eine bestimmte Gruppe = 1 Markierung) oder bei einzelnen (= soviele Markierungen wie Betriebe oder alle und jene Betriebe wieder entfernen, bei denen der Artikel nicht aufgeführt werden soll). Diese Eingabe lässt sich sowohl aus der Sicht der Betriebe vornehmen (z.B. bei der Inventurerfassung oder bei der Erstdefinition) oder aus der Sicht des Artikels (z.B. wenn ein neuer Artikel erfasst wird). Gleichzeitig kann bei jedem Betrieb mit einer zweistufigen Hierarchie Lagerort und Gestell definiert werden, so dass die Inventurliste weitestgehend einem einzigen Gang durch das Lager entspricht.
Die Inventurliste kann ausgedruckt werden und enthält folgende Positionen entweder pro Lagerort und Gestell oder pro Warengruppe: Artikel, Lagerbestand Vormonat, durchschnittlicher Verbrauch der letzten zwölf Monate, Bestellmenge während des laufenden Monats, leeres Eingabefeld für Inventar aktueller Monat, leeres Eingabefeld für Neubestellung bei Ordersatzartikeln. Die Liste dient somit nicht nur zur Inventarerfassung, sondern gleichzeitig auch als Bestellformular (Ordersatz). Betriebe mit Computer erfassen ihr Inventar und allfällige Bestellungen selber und übermitteln die Daten an die Zentrale. Diese Betriebe benötigen sodann auch keine Kopie der Bestellungen aus dem Ordersatz mehr, sondern können sie sich selber ausdrucken. Seitens der Zentrale haben sie jederzeit die Möglichkeit, die Betriebe in Bezug auf Preise und Artikel
ebenfalls auf den neusten Stand zu bringen. Dadurch ist Inventar und Kalkulation stets aktuell. Wenn der Lagerort in einem solchen Betrieb ändert, kann dies direkt dort erfasst werden und wird automatisch in der Zentrale bei der nächsten Übertragung nachgeführt. Kleinere Betriebe senden die erfasste Liste an die Zentrale, wo sie direkt in den Computer übertragen wird. Hierzu erscheint die Eingabemaske in der gleichen Reihenfolge wie die Inventurliste. In einem Arbeitsgang werden sodann Bestand und allfällige Bestellung von Ordersatzartikeln à jour gebracht.

Liquiditätsvoranzeige

Da sich alle im System gespeicherten Bestellungen unmittelbar nach deren Erfassung in eine Liquiditätsrechnung einbeziehen lassen, ist es damit möglich, die Liquidität mehrere Wochen früher als ohne solches System zu ermitteln. Die Präzision hängt zwar von der Lieferfähigkeit Ihrer Lieferanten ab, da wir diese jedoch als zwingend hoch ansehen, wird auch die Voranzeige sehr genau ausfallen.

Einbindung Barcode-Erfassungsgeräte

Was im vorausgegangenen Abschnitt von Hand geschieht, ist ebenso auch maschinell mit Barcode-Erfassungsgeräten möglich. Die Inventur geschieht dabei wie folgt: Der Mitarbeiter geht mit dem Barcode-Erfassungsgerät ins Warenlager, wo er über die einzelnen Produktecodes (an den Produkten selber oder am Gestell) fährt und über eine kleine Tastatur die vorhandene Menge eingibt. Am Schluss wird der Leser in die Ladestation eingesteckt, welche die Daten in das System herunterliest.

Wareneingangskontrolle

Mit den vorausgehend beschriebenen Erfassungsgeräten lässt sich noch eine weitere Kontrolle bequem durchführen, die Wareneingangskontrolle: Zu jeder Bestellung wird ein sogenannter Emfangsschein gedruckt, der an der erwarteten Empfangsstelle bereit liegt. Trifft nun Ware von einem Lieferanten ein, nimmt der Mitarbeiter den entsprechenden Empfangsschein und kontrolliert anhand dessen die Lieferung. Mit dem Leser bezeichnet er Zeile um Zeile oder gesamthaft, ob der Eingang korrekt ist oder gibt für die jeweilige Zeile an, wieviel die Differenz ist. Auch diese Daten fliessen sofort  wieder ins Gesamtsystem, helfen allfällige Reklamationen einheitlich und übersichtlich weiterzuleiten und dienen ebenfalls der Fakturakontrolle.

Anbindung an die Buchhaltung

Alle im Bestellsystem erfassten und kontrollierten Daten brauchen nicht mehr in der Finanzbuch haltung neu eingegeben zu werden. Das Bestellsystem druckt nach der Fakturakontrolle ein Buchungs journal, worauf die Daten zur automatischen Übernahme in die Finanzbuchhaltung bereitstehen.

Anbindung Inventur an die Buchhaltung

Dasselbe gilt auch für die Inventuren der einzelnen Betriebe: alle Daten werden automatisch in die Finanzbuchhaltung überführt. Der Erfassungsaufwand reduziert sich dabei vor allem in der Buchhaltung drastisch!

Übernahme von Daten direkt vom Lieferanten
Sie erhalten möglicherweise von verschiedenen Lieferanten Daten (Artikelstämme, Konditionen, Lieferscheine, Statistiken,
Deklarationen, usw.) in maschinenlesbarer Form, z.B. über EDIFACT. Dadurch ersparen Sie sich einen grossen Teil Erfassungsarbeit. Solche Datenformate haben wir schon verschiedentlich zur Übernahme bearbeitet und sind auch in der Lage, dies für Daten aus anderen Quellen zu tun. Es spielt dabei keine grosse Rolle, ob die Daten in Dateiform oder über Datenfernübertragung zu Ihnen gelangen. Hier berechnen sich die Kosten nach Aufwand.

Kommunikation Netzverbund
Sobald Sie an mehreren Orten mit den gleichen Daten den Einkauf bewirtschaften wollen (z.B. in der Zentrale und in einzelnen Betrieben), muss ein Mechanismus vorgesehen werden, der alle Daten aufeinander abstimmt (Konsistenz). Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten:

• Zentralsystem: In der Zentrale steht ein Computer, der alle Daten des Systems gespeichert hat. Alle Computer müssen
  über eine Direktverbindung mit dem Zentralcomputer beim Arbeiten dauernd verbunden sein. Dadurch hat
  jedermann auf jede Änderung sofort Zugriff; alle Daten sind immer einheitlich auf gleichem Stand, da es nur eine Version gibt. Hierzu gibt es eine Vielzahl von technischen Lösungsmöglichkeiten, welche eine gute Leistung
  zu vernünftigen Kosten gestatten. Spezielle Mechanismen (z.B. VPN) sorgen dafür, dass die Daten vertraulich bleiben und nicht für Aussenstehende zugänglich sind. Die Verbindungen sind sogar über Funk oder das Web möglich.
• Dezentrales System: In der Zentrale wie in den Betrieben stehen die Computer, die heute schon dort im Einsatz sind. Die Daten sind in der Zentrale hinterlegt und entsprechen dem Abbild aller Daten im Gesamtunternehmen. Jedes
  einzelne System besitzt eine Kopie der für ihn relevanten Daten. Eine Softwarelösung “Kommunikation Netzverbund”
  sorgt dafür, dass regelmässig die zentrale Datenbank alle Änderungen der Einzelsystem einholt und diese an die anderen Systeme wieder weiterverteilt. Die Daten sind somit erst nach der Aktualisierung überall wieder auf dem gleichen Stand. Aus diesem Grund ist festzulegen, in welchen Abständen die Aktualisierung erfolgen soll (nächtlich, wöchentlich, usw.). Die Aktualisierung kann auch manuell ausgelöst werden. Dafür können weiterhin dieselben Computer im Einsatz bleiben, die Systemgeschwindigkeit ist maximal. Es genügt im Normalfall eine einfache Verbindung pro Rechner, welche meistens sowieso vorhanden ist.